INFORMATIVA SULLA PRIVACY E COOKIE POLICY

INFORMATIVA SULLA PRIVACY

CHI SIAMO

PharmaTrad è un team guidato da due traduttrici freelance residenti in Italia e specializzate nel campo medico e farmaceutico, Federica Borgini e Beatrice di Venosa. Abbiamo deciso di mettere in comune le nostre esperienze e conoscenze ma di continuare a gestire separatamente la nostra contabilità.

È per noi importante ispirare costantemente fiducia e affidabilità nei visitatori del nostro sito www.pharmatrad.com, nei nostri clienti, fornitori e colleghi. La presente Informativa descrive quali dati personali raccogliamo, quando e perché, come li utilizziamo, in quali condizioni vincolate potremmo divulgarle a terzi e come ne garantiamo la sicurezza.

Potete contattare il Titolare del trattamento, Federica Borgini, i cui poteri, doveri e responsabilità sono sanciti dal REGOLAMENTO EUROPEO IN MATERIA DI TRATTAMENTO DEI DATI PERSONALI 2016/679, scrivendo al seguente indirizzo:

Loc. Schnacke, 15 – 11025 Gressoney Saint Jean (AO), Italia, oppure via mail a:
federica.borgini@pharmatrad.com

 

CATEGORIE DI INTERESSATI

I dati in nostro possesso per legittimi interessi riguardano clienti, Project Manager, fornitori, collaboratori e potenziali clienti.

PERCHÈ TRATTIAMO I VOSTRI DATI PERSONALI

Raccogliamo, conserviamo e utilizziamo i vostri dati personali inviati via mail o attraverso un modulo di richiesta informazioni presente sul sito, solo con la finalità di predisporre un preventivo, fornire un servizio di traduzione o revisione che avete richiesto o per adempiere a un obbligo giuridico.

I dati personali raccolti possono comprendere il vostro nome, indirizzo postale, indirizzo e- mail, numero di telefono, codice fiscale e/o partita IVA. I dati personali possonocomprendere anche categorie speciali, quali le informazioni sanitarie, solo nel caso in cui ci inviaste tali dati allo scopo specifico di ottenerne la traduzione.

Non utilizziamo i vostri dati personali per scopi di marketing.

BASI GIURIDICHE

La base giuridica del trattamento dei vostri dati è la necessità di fornire i servizi da voi

richiesti o di intraprendere le iniziative necessarie per soddisfare tali richieste (“esecuzione

di un contratto”). La base giuridica è la medesima anche qualora siate voi a fornici un

servizio.

La base giuridica per il trattamento di speciali categorie di dati personali, quali le

informazioni sanitarie, è rappresentata dal vostro esplicito consenso a tradurli o revisionarli

(“consenso”).

CHI ALTRO RICEVERÀ I VOSTRI DATI PERSONALI

Se invieremo un testo a un collega, perché effettui una revisione o un controllo qualità, vi chiederemo di fornirci il vostro consenso a condividere i vostri dati personali o il documento contenente dati personali per tali finalità. Tutti i nostri colleghi hanno firmato un contratto per il trattamento dei dati (Data Processing Agreement, DPA). Se invieremo le traduzioni a colleghi residenti in Paesi che non appartengono allo Spazio Economico Europeo, il testo verrà reso anonimo prima dell’invio.

Per finalità amministrative, altre persone, inclusi i nostri commercialisti e i fornitori di alcuni servizi di hosting (blog, sito Internet, e-mail), potranno accedere ai vostri dati personali. Tutti questi soggetti operano in conformità con il GDPR, proprio come noi, oppure, in caso di aziende statunitensi, hanno presentato un’autocertificazione ai sensi del Privacy Shield.

PER QUANTO TEMPO CONSERVIAMO I VOSTRI DATI PERSONALI

  1. Per i preventivi, cancelliamo tutti i dati personali dopo 6 mesi e i messaggi di posta elettronica dopo 1 mese.
  2. Per servizi forniti, conserviamo i dati personali per dieci anni, per adempiere agli obblighi fiscali e, in caso di dati contenuti all’interno di una traduzione, allo scopo di preservare l’integrità delle nostre risorse di traduzione personali.
  3. Per servizi ricevuti, conserviamo i vostri dati personali per dieci anni, per finalità amministrative.
  4. I messaggi di posta elettronica, a eccezione di quelli menzionati al punto 1, vengono eliminati dopo 10 anni.

I VOSTRI DIRITTI DI ACCESSO AI DATI

Potete contattare in qualunque momento il Titolare del trattamento, Federica Borgini, utilizzando i dati di contatto forniti sopra, per esercitare rispetto ai vostri dati personali il diritto di accesso, di revoca del consenso, di opposizione, di ottenere una copia, la rettifica, la cancellazione e la portabilità e di limitazione del trattamento. Il Titolare agirà tempestivamente in tal senso e, in ogni caso, entro un mese dalla ricezione della richiesta.

IL VOSTRO DIRITTO A PRESENTARE UN RECLAMO

In caso di dubbi sulle modalità con cui trattiamo i vostri dati personali, non esitate a contattare il Titolare del trattamento.

Avete inoltre il diritto di presentare un reclamo all’autorità competente in Italia o nel Paese dove vivete.

MISURE DI SICUREZZA

Adottiamo tutte le misure precauzionali per garantire la sicurezza, l’integrità e la riservatezza dei vostri dati personali, ai sensi del REGOLAMENTO EUROPEO IN MATERIA DI TRATTAMENTO DEI DATI PERSONALI 2016/679.

Aggiornamento di PC e dispositivi: le attrezzature utilizzate per la conservazione e il trattamento dei dati personali vengono aggiornate il più frequentemente possibile.

Malware: sulle attrezzature utilizzate per la conservazione e il trattamento dei dati personali sono installati software anti-virus, allo scopo di prevenire il furto o la distruzione di tali informazioni. Il software anti-virus viene aggiornato con regolarità.

Back up: il backup dei dati avviene in automatico verso un dispositivo esterno, con cadenza giornaliera (durante la notte), in modo da consentire il ripristino dei dati personali in caso di perdita o danneggiamento.

Misure tecniche: tutti i sistemi elettronici in uso per la conservazione e il trattamento dei dati personali sono protetti da password.

Misure fisiche: le informazioni personali cartacee sono conservate in armadi chiusi a chiave.

VIOLAZIONI DEI DATI PERSONALI

In caso di violazioni della sicurezza dei dati personali, conseguenti ad esempio a furto o ad accesso illecito, invieremo tempestivamente una notifica al Garante della privacy entro 72 ore da quando saremo venuti a conoscenza di tale violazione. Tale notifica conterrà tutte le informazioni necessarie a chiarire le circostanze in cui si è verificata tale violazione.

COOKIE POLICY

Come la maggior parte dei siti Internet, anche il nostro fa uso di cookie per raccogliere dati. I cookie sono piccoli file di dati che vengono memorizzati sul vostro dispositivo (PC, smartphone o tablet) durante la navigazione. Servono a memorizzare quando il vostro dispositivo accede a questo sito Internet, a garantirne il corretto funzionamento e a migliorare la vostra esperienza online.

I dati raccolti comprendono le pagine visualizzate e la navigazione da una pagina all’altra. Questi cookie non sono utilizzati per raccogliere o registrare dati quali il vostro nome, indirizzo o altri dettagli di contatto.

Potete disabilitare l’utilizzo dei cookie modificando le impostazioni del vostro browser affinché vengano bloccati. Così facendo, alcuni dei servizi del sito potrebbero non funzionare più correttamente.

Accettazione della politica sui cookie

Vi verrà chiesto di accettare la presente politica sui cookie al primo accesso sul sito www.pharmatrad.com o ogniqualvolta eliminerete i cookie dal vostro browser.

Avete pertanto le seguenti due possibilità:

  • Accettare i cookie: dopo che lo avrete fatto l’avviso relativo ai cookie non vi sarà più mostrato su nessuna pagina del sito.
  • Modificare le vostre impostazioni: correggere le vostre impostazioni come desiderato.

Google Analytics

Per il perseguimento di legittimi interessi (cioè ai fini di analisi, ottimizzazione e performance economica della nostra offerta online, conformemente a quanto previsto dall’articolo 6, paragrafo 1, lettera f del GDPR), il sito utilizza un servizio offerto da terzi, Google Analytics, e cioè il servizio di analisi dei dati web di Google LLC.

Google Analytics raccoglie log data (informazioni inviate dal browser quando visitate il nostro sito) e dettagli sui comportamenti dei visitatori.

Questo ci serve a conoscere informazioni quali il numero di visitatori specifico per le varie parti del sito.

Queste informazioni sono trattate in maniera tale da non consentire l’identificazione dei visitatori.

Non cerchiamo in alcun modo di risalire alle identità delle persone che visitano il nostro sito, né consentiamo a Google di farlo.

Le informazioni sugli utenti generate dai cookie Google sono generalmente trasferite a un server e conservate negli Stati Uniti.

Per trasferire dati dallo Spazio economico europeo ad altri Paesi, ad esempio gli Stati Uniti, Google si attiene a normative vigenti che stabiliscano un livello di protezione dei dati equivalente a quello previsto dalla legge in vigore nell’Unione Europea (ad es. il Privacy Shield).

Se non siete d’accordo che ciò avvenga, fate clic sul link riportato di seguito per scaricare il componente aggiuntivo del browser per la disattivazione di Google Analytics: https://tools.google.com/dlpage/gaoptout

Desideriamo informarvi che abbiamo impostato un periodo di conservazione per i dati che vengono inviati a Google Analytics di 14 mesi, ovvero il periodo di conservazione più breve che può essere impostato su Google Analytics (L’opzione “Reimposta in caso di nuova attività” è impostata su NON ATTIVO). Per maggiori dettagli: https://support.google.com/analytics/answer/7667196?hl=it

La presente Informativa sulla privacy e cookie policy è stata aggiornata il 21 maggio 2018 e verrà rivista ogniqualvolta lo si reputi necessario. In caso di discrepanze tra le diverse versioni in lingua, prevarrà la versione in italiano.

PRIVACY NOTICE

WHO WE ARE

PharmaTrad is a team led by two freelance translators based in Italy and specialising in the medical and pharmaceutical field: Federica Borgini and Beatrice di Venosa. We decided to pool our expertise and knowledge but to maintain separate accounting.

We are committed to maintaining the trust and confidence of visitors to our website www.pharmatrad.com, our clients, colleagues and suppliers. This Privacy Notice outlines when, what and why we collect personal data, how we use it, the limited conditions under which we may disclose it to others, and how we keep it secure.

You may contact Federica Borgini in her capacity as Data Controller of the data under her powers, duties and liabilities according to EUROPEAN GENERAL DATA PROTECTION REGULATION (EU) 2016/679 in writing at the following address:

Loc. Schnacke, 15 – 11025 Gressoney Saint Jean (AO), Italy, or via email at:
federica.borgini@pharmatrad.com

 

CATEGORIES OF DATA SUBJECTS

We hold data on clients, Project Managers, suppliers, collaborators, and potential clients for legitimate interests.

WHY WE PROCESS YOUR PERSONAL DATA

Personal data collected may include your name, postal address, email address, telephone number and tax code and/or VAT number. Personal data may also include special categories such as health information, but only if you send these data to us for the specific purpose of translating them.

We do not use your personal data for marketing purposes.

LEGAL GROUNDS

We collect, store and use your personal data, sent via email or through the relevant form on our website, only to issue a quote, provide a translation or editing service that you request or to comply with legal requirements.

The legal basis for processing your data is to perform the services you request or to take

necessary steps prior to fulfilling that request (“performance of a contract”). This basis also applies if you provide us with a service.

The legal basis for processing special categories of personal data such as health information

is your explicit consent for us to translate, edit that information (“consent”).

WHO ELSE RECEIVES YOUR PERSONAL DATA

If we send a text for editing or QC to a colleague, we will ask your consent to share your personal data or the document containing personal data for such purposes. All our colleagues have signed a Data Processing Agreement. If translations are sent to colleagues based outside of the EEA, the text will be anonymised before it is transmitted.

For administrative purposes, other parties, including our accountants and the providers of my blog, website and email hosting services, may have access to your personal data. All these parties are compliant with the EU General Data Protection Regulation like us, or in the case of US companies, are self-certified under the US Privacy Shield framework.

HOW LONG WE KEEP YOUR PERSONAL DATA

  1. For quotes, we delete all personal data after 6 months and email communications after 1 month.
  2. For services rendered, we keep personal data for ten years to comply with tax obligations and, if it is embedded in a translation, to preserve the integrity of our personal translation resources.
  3. For services received, we keep your personal data for ten years for administrative purposes.
  4. We delete email communications, except those mentioned at point 1, after 10 years.

YOUR DATA ACCESS RIGHTS

You may contact the data controller, Federica Borgini, using the contact details provided above, at any time to access to your personal data, withdraw consent, object to our processing of your personal data, request a copy, rectification, erasure, portability and restriction of your personal data. She will take action without undue delay and in any event within one month of receipt of the request.

YOUR RIGHT TO LODGE A COMPLAINT

Should you have any concerns about how we process your personal data, please contact the data controller.

You also have the right to lodge a complaint with the supervisory authority in Italy or in the country where you live.

SECURITY MEASURES

We take all precautionary steps to guarantee the security, integrity and confidentiality of your personal data in compliance with the EUROPEAN GENERAL DATA PROTECTION REGULATION (EU) 2016/679.

Updates to computers and devices: The equipment used for storing and processing personal data is updated as frequently as possible.

Malware: Anti-virus software is installed on the equipment used for storing and processing personal data, to prevent the theft or destruction of this information. This anti-virus software is regularly updated.

Back up: Personal data is automatically backed up onto an external device on a daily basis (at night), so that personal data can be recovered in the event of loss or damage.

Technical measures: All electronic systems in use for storing or processing personal information are password protected.

Physical measures: Personal information in paper format is stored in locked cabinets. BREACHES OF PERSONAL DATA

In the event of a security breach of personal data, due to theft or unlawful access for example, we will notify the Italian Data Protection Agency within 72 hours of becoming aware of this security breach. This will include all of the information necessary to clarify the circumstances under which this happened.

COOKIE POLICY

Like most websites, ours also uses cookies to collect data. Cookies are small data files which are placed on your device (PCs, smart phones or tablets) as you browse. They are used to remember when your device accesses this website, they help it operate effectively and improve your user experience.

The data collected includes pages viewed and your journey around the website. These cookies are not used to collect or record data on your name, address or other contact details.

You can disable the use of cookies by changing your browser settings to reject cookies. In doing so, some of the website services may no longer function properly.

Acceptance of cookie policy

You will be asked to accept this cookie policy when you first access www.pharmatrad.com or each time you clear cookies from your browser.

You can therefore take one of the following courses of action:

  • Accept cookies: once you accept cookies the warning message will no longer appear on any of the website’s pages.
  • Change your settings: adjust your settings accordingly.

 

Google Analytics

Based on our legitimate interest (i.e. our interest in analysis, optimisation and economic performance of our online offer in accordance with article 6, section 1, letter f of GDPR), we use a third-party service, Google Analytics, which is Google LLC’s web analysis service.

Google Analytics collects standard internet log data and details of visitor behaviour patterns.

We do this to find out things such as the number of visitors to the various parts of the site.

This data is only processed in a way which does not identify anyone.

We neither make or allow Google to make, any attempt to find out the identities of those visiting our website.

The user information generated by Google cookies is normally transferred to a server and stored in the USA.

To transfer data from the EEA to other countries, such as the United States, we comply with legal frameworks that establish an equivalent level of protection with EU law (e.g. the Privacy Shield)..

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This Privacy Notice and Cookie Notice was updated on 21 May 2018 and will be reviewed as and when necessary. Should any differences occur between the various language versions, the Italian language version will prevail.

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